بسیاری از محصولات دیجیتالی که این روزها در بازار به فروش می‌رسند؛ علاوه بر ساختمان‌های مسکونی در فضاهای کاری نیز کاربرد داشته و به بهبود شرایط ایمنی این محیط‌ها کمک می‌کنند. یکی از بهترین و جدیدترین تولیدات حوزه تکنولوژی که حضورش در هر ساختمانی موثر و باعث امنیت بیشتر می‌شود؛ قفل هوشمند است.
از طرفی همانطور که می‌دانید در حال حاضر دفاتر اداری را بر اساس فاکتورهای مختلف می‌توان به چندین زیر مجموعه تقسیم کرد. دفاتر یا فضاهای کار اشتراکی یکی از محبوب‌ترین دفاتر اداری است که این روزها بسیار باب شده و طرفداران خاص خود را دارد. در این مقاله سعی داریم به زبان ساده توضیح دهیم که فضای کار اشتراکی چیست و چرا استفاده از محصولی مانند قفل هوشمند در آن می‌تواند مفید باشد؟
بسیاری از محصولات دیجیتالی که این روزها در بازار به فروش می‌رسند؛ علاوه بر ساختمان‌های مسکونی در فضاهای کاری نیز کاربرد داشته و به بهبود شرایط ایمنی این محیط‌ها کمک می‌کنند.
فضای کار اشتراکی به دفاتری گفته می‌شود که مخصوص یک شرکت و یک کسب و کار نیست و هر فرد یا کسب و کاری می‌تواند با اجاره صندلی یا اتاق‌های خصوصی، از این فضا به عنوان محیط یا دفتر کار خود استفاده کند. دفتر کار اشتراکی معمولا مجهز به دستگاه فکس، دستگاه کپی، تجهیزات سمعی و بصری، اینترنت پر سرعت و همچنین مبلمان اداری هستند و شرکت‌ها و افراد فریلنس می‌توانند با توجه به نوع قرارداد خود از آنها استفاده کنند.
حتی در برخی از این دفاتر، فضاها به صورت سوئیت نیز در اختیار کسب و کارها قرار گرفته و آنها می‌توانند از این سوئیت‌ها یا اتاق‌ها به عنوان دفتر کار مجزا خود استفاده کنند. یکی از اصلی‌ترین مزایای اجاره دفتر کار اشتراکی به جای آپارتمان‌های مجزای اداری، کاهش هزینه‌هاست.
اجاره کردن یک سوئیت مستقل در یک فضای کار اشتراکی بسیار ارزان‌تر از اجاره یک آپارتمان کوچک و خصوصی تمام می‌شود. ضمن اینکه معمولا مالکین این دفاتر، در ازای دریافت کرایه بیشتر، امکان استفاده از تجهیزات اداری پرکاربرد مانند دستگاه فکس و کپی را برای مستاجرین خود فراهم می‌کنند. بنابراین دیگر نیازی نیست بابت تجهیز دفتر هزینه‌ای سنگین پرداخت کنید.
همانطور که اشاره شد؛ فضاهای کار اشتراکی به دفاتری گفته می‌شود که به صورت اشتراکی در اختیار افراد فریلنس یا کسب و کارهای کوچک و نوپا قرار می‌گیرد. بنابراین به عنوان مثال در یک ساختمان صد متری که با استفاده از پارتیشن به چند بخش مختلف تقسیم شده و هر بخش با تجهیز شدن به میز و صندلی در تصرف گروه یا افراد مختلف است؛ ممکن است در طول روز چندین نفر رفت و آمد داشته باشند.
بنابراین مدیران چنین فضاهایی باید تا جایی که می‌توانند امنیت ساختمان را ارتقا دهند. یکی از بهترین ابزارها برای رسید به این هدف، استفاده از قفل‌ها و تجهیزات کنترل‌کننده ورود و خروج افراد به سالن اصلی است. در کنار ایستگاه‌های کاری که با استفاده از پارتیشن از هم جدا شده؛ ممکن است فضاهای کاری به صورت اتاق‌های مجزا و سوئیت نیز در اختیار افراد و گروه‌های مختلف قرار بگیرد. در این صورت باید علاوه بر درب اصلی دفتر، درب هر کدام از این واحدها نیز به قفل مجهز شده تا مستاجرین بتوانند بابت حفظ امنیت فضای کارشان مطمئن شوند.
قفل‌های هوشمند از جمله قفل‌های بسیار جدیدی هستند که با کارایی منحصربه‌فرد خود می‌توانند در تامین امنیت دفاتری که به صورت اشتراکی توسط چند نفر یا چند گروه استفاده می‌شوند نقش پررنگی داشته باشند. این قفل‌ها در واقع نوعی قفل دیجیتال محسوب شده که با امکانات خاص خود، امنیت صد در صدی این محیط‌ها را تامین خواهند کرد. قفل‌های هوشمند نیاز به کلید ندارند و برای باز کردن آنها باید از کلیدهای دیجیتالی مانند پین کد، اثر انگشت، کارت و… استفاده کرد. این مکانیزم‌ها بسیار ایمن‌تر از مکانیزم‌هایی است که برای تولید قفل‌های مکانیکی قدیمی از آنها استفاده می‌شد.
با توجه به امکاناتی که برای این محصول در نظر گرفته شده است می‌توان گفت که تجهیز دفاتر کار اشتراکی با قفل هوشمند می‌تواند مزایای زیر را به دنبال داشته باشد:
یکی از اصلی‌ترین دلایل تمایل کسب و کارهای کوچک برای اجاره میز یا ایستگاه کاری در این دفاتر اشتراکی، ارزان بودن نرخ کرایه آنهاست. با این وجود بسیاری از متقاضیان این شیوه تامین دفتر تصور می‌کنند که تردد زیاد در دفاتر اشتراکی ممکن است امنیت فضای کارشان را به خطر بیندازد.
یکی از بهترین راه‌ها و اقداماتی که می‌توان به کمک آن، امنیت کسب و کارهای فعال در این دفاتر را تضمین کرد؛ استفاده از قفل هوشمند است. این قفل‌ها بسیار مستحکم هستند و برای باز کردن آنها باید تخصص و دانش زیادی داشت. بنابراین مثل قفل‌های مکانیکی قدیمی نمی‌توان آنها را با دستکاری مغزی یا فشار و ضربه از کار انداخت.
از آنجایی که روزانه ممکن است چندین نفر در این دفاتر رفت و آمد داشته باشند؛ استفاده از ابزاری که امکان ثبت و کنترل این تردد ها را دارد؛ نقش مهمی در تامین امنیت ساختمان بازی می‌کند. برخی از قفل‌های هوشمند مجهز به حافظه داخلی هستند که ورود ها و خروج‌ها در آن ثبت شده و با مراجعه به داده‌های آن می‌توان مشخص کرد که کدامیک از مستاجرین در چه ساعتی و چه روزی وارد ساختمان یا از آن خارج شده‌اند.
همانطور که گفته شده بعد از نصب قفل هوشمند روی درب ورودی، بسته به نوع محصول، مدیر مجموعه باید کلید دیجیتال اختصاصی برای هر یک از مستاجرین تعریف کند. این کلید می‌تواند یک کد باشد یا کارت و اثر انگشت. بنابراین هر بار که مستاجرین از کلید خود برای باز کردن درب اصلی استفاده می‌کنند؛ اطلاعاتی نظیر ساعت و روز ورودشان در سیستم ثبت می‌شود. علاوه بر این امکان دسترسی افراد غریبه به داخلی ساختمان نیز محدود خواهد شد.
یکی از بهترین مزایای قفل‌های هوشمند، امکان اتصال به آنها از طریق شبکه وای‌فای و نرمافزار نصب شده روی گوشی مدیر مجموعه است. با استفاده از این نرمافزار می‌توان بسیاری از قابلیت‌ها و آپشن‌های دستگاه را کنترل و مدیریت کرد. به عنوان مثال شما می‌توانید از طریق نرمافزار چک کنید که درب اصلی ساختمان قفل است یا باز. علاوه بر این این اپلیکیشن به شما اجازه می‌دهد که کد دسترسی موقت ایجاد کرده و در روزهایی که دیر به محل کار خود می‌رسید؛ اجازه دهید مستاجرانی که زودتر از شما به دفتر رسیده‌اند وارد ساختمان شده و کار و فعالیت خود را آغاز کنند.
همانطور که مشاهده می‌کنید؛ استفاده از قفل‌های دیجیتال به خصوص از نوع هوشمندشان می‌تواند برای فضاهای کار اشتراکی مزایای زیادی را به دنبال داشته باشد. برخی از این قفل‌ها با تکیه بر فناوری به کار رفته در تولیدشان، علاوه بر ویژگی‌ها و آپشن‌های معرفی شده؛ مجهز به امکانات بسیار پیشرفته دیگری نیز هستند.
به عنوان مثال برخی از این محصولات مجهز به اسکنر چهره بوده و شما می‌توانید برای ورود اشخاص به داخل ساختمان از مکانیزم اسکن چهره آنها به عنوان روش دسترسی استفاده کنید. این تنوع در محصول باعث می‌شود که دست مشتری برای انتخاب بازتر شده و بتواند با توجه به بودجه و نیازهای خود، از بین کالاهای پیشنهادی برندهای مختلف، قفلی مناسب و استاندارد را انتخاب کند. فقط کافیست که هنگام خرید به درستی نیازسنجی کرده و توقعات خود از یک قفل هوشمند را فهرست کرده باشد.
